Microsoft 365

Microsoft 365 biedt een complete oplossing voor productiviteit en samenwerking, met meer dan 20 applicaties die bedrijven ondersteunen in hun dagelijkse processen. Bekende Office-tools zoals Word, Excel en PowerPoint worden aangevuld met cloudservices zoals Teams, SharePoint en OneDrive. Medewerkers kunnen eenvoudig documenten delen, samenwerken in projectgroepen, rapportages maken, presence gebruiken en communiceren via chat, audio- en videobellen, zowel intern als extern. Dankzij toegang vanaf meerdere apparaten, met of zonder internet en wereldwijd, blijven teams flexibel werken. Koppelingen met externe applicaties, cloudgebaseerde opslag en integratiemogelijkheden met uw bestaande VoIP-oplossing maken grote investeringen in servers en infrastructuur overbodig voor veel MKB-bedrijven. Zie op deze website pagina ‘Moderne Werkplek 365 Compleet’ of klik hier voor meer informatie over onze dienst waarbij MS365 als volledige IT-infrastructuur wordt ingezet. Het flexibele abonnementsmodel van MS365 verhoogt efficiëntie, biedt veilige informatiebeheeropties en is schaalbaar voor elke organisatie.

UW IT ONZE ZORG

UW SUCCES ONZE MISSIE

Samenwerken, Schalen en Veiligheid in Één Platform

Afhankelijk van het gekozen abonnement, bevat Microsoft 365 een breed scala aan applicaties die tegemoetkomen aan de meest uiteenlopende zakelijke behoeften. Enkele van de belangrijkste toepassingen zijn:

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

Outlook voor e-mail en agenda’s
SharePoint voor documentbeheer en samenwerking
Teams voor chat, vergaderingen en projectmanagement
OneDrive voor cloudopslag
Power BI voor bedrijfsanalyse en datavisualisatie.

Met deze tools kunnen teams moeiteloos samenwerken aan documenten, presentaties en projecten, ongeacht hun locatie. Of het nu gaat om interne collega’s of externe partners zonder Microsoft 365-account, de samenwerking blijft soepel. Externe gebruikers kunnen via veilige koppelingen toegang krijgen tot gedeelde bestanden, zonder dat ze een licentie nodig hebben. Ook videoconferencing via Microsoft Teams maakt het mogelijk om met externe partijen te vergaderen en te overleggen, ongeacht hun platform. Dit bevordert niet alleen de samenwerking, maar verhoogt ook de productiviteit en flexibiliteit van uw bedrijf.

Schaalbaarheid en Flexibiliteit

Microsoft 365 is uitermate schaalbaar en groeit mee met de behoeften van uw organisatie. Startende bedrijven kunnen bijvoorbeeld kiezen voor een basispakket met slechts enkele licenties en applicaties. Naarmate de organisatie groeit, kunnen eenvoudig meer gebruikers en applicaties worden toegevoegd. De cloudgebaseerde structuur zorgt ervoor dat nieuwe functies en updates automatisch worden uitgerold, zonder dat er investeringen nodig zijn in infrastructuur of softwarebeheer. Dit maakt het mogelijk om met minimale IT-complexiteit maximale flexibiliteit te bereiken.

Veiligheid en Dataopslag

Veiligheid is een topprioriteit binnen Microsoft 365. De data van uw bedrijf wordt opgeslagen in de uiterst beveiligde datacenters van Microsoft, verspreid over verschillende geografische locaties. Klanten hebben de mogelijkheid om te kiezen in welk datacenter hun gegevens worden opgeslagen, bijvoorbeeld in Europa voor naleving van de GDPR-wetgeving. Dit geeft bedrijven meer controle over hun data en zorgt ervoor dat gevoelige informatie binnen de gewenste regio blijft.

Daarnaast biedt Microsoft 365 tweefactorauthenticatie (2FA), waardoor de toegang tot bedrijfsgegevens extra wordt beveiligd. Dit vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang, zelfs als wachtwoorden worden gestolen. Dankzij de sterke encryptie en continue monitoring van potentiële bedreigingen blijft uw data veilig, zelfs in een hybride werkomgeving.

Relevantie en Voordelen voor Klanten

Met de uitgebreide functionaliteiten van Microsoft 365 kunnen bedrijven hun productiviteit drastisch verhogen en hun IT-kosten verlagen. Door het naadloos integreren van verschillende tools binnen één platform, wordt niet alleen de samenwerking verbeterd, maar worden ook processen gestroomlijnd en vereenvoudigd. Dit maakt het eenvoudiger voor organisaties om zich te concentreren op hun kernactiviteiten en minder tijd te besteden aan administratieve taken en IT-beheer.

Voordelen van populaire Microsoft 365 applicaties

Microsoft Office

Creëer, bewerk en deel documenten, spreadsheets en presentaties met de bekende applicaties Word, Excel en PowerPoint. Dankzij cloudintegratie kunt u overal en altijd verder werken, en samenwerken met collega’s in real time.

Microsoft Teams

Teams is veel meer dan alleen een chat- en vergadertool. Het fungeert als een centraal platform waar teams samenwerken binnen specifieke kanalen. U kunt teams aanmaken voor verschillende projecten, afdelingen of klanten. Binnen elk team kunnen leden toegang krijgen tot documenten, actielijsten en andere gedeelde informatie.

Teams aanmaken en beheren
U kunt nieuwe teams aanmaken en leden uitnodigen met verschillende toegangsrechten, zoals eigenaren, leden of gasten. Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot specifieke informatie en middelen.

Documenten opslaan en delen
Binnen elk team is er een geïntegreerde documentbibliotheek waar bestanden worden opgeslagen. Documenten kunnen in real-time worden bewerkt door meerdere teamleden, waardoor samenwerking snel en efficiënt verloopt.

Actielijsten en taken
Microsoft Teams biedt integraties met tools zoals Microsoft Planner, waarmee u actielijsten kunt bijhouden, taken kunt toewijzen en deadlines kunt instellen. Dit helpt teams om georganiseerd te blijven en projecten binnen de afgesproken tijd af te ronden.

Teamgesprekken en chats
Teams biedt de mogelijkheid om binnen specifieke kanalen te chatten, zowel via tekst als videoconferenties. Dit maakt het eenvoudig om updates te delen, vragen te stellen of snel af te stemmen zonder dat het hele team per e-mail benaderd hoeft te worden.

Integraties en automatisering
U kunt externe tools en apps integreren, zoals Trello, Jira of CRM-systemen. Dit verhoogt de productiviteit doordat teamleden al hun benodigde tools binnen één interface kunnen gebruiken.

Microsoft Sharepoint

SharePoint is een krachtig platform voor documentbeheer, kennisdeling en samenwerking. Organisaties kunnen SharePoint gebruiken om intranetportals te creëren waar medewerkers centraal toegang hebben tot belangrijke bedrijfsinformatie.

Intranetsites opzetten
Met SharePoint kunnen bedrijven eenvoudig een intranet opzetten waar medewerkers toegang hebben tot nieuws, beleidsdocumenten, en andere bedrijfsinformatie. Elke afdeling kan een eigen ruimte hebben binnen het intranet, waardoor de informatie goed georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk is.

Documentbeheer en versiebeheer
SharePoint biedt robuuste documentbeheerfuncties, zoals versiebeheer en workflows. Dit betekent dat medewerkers toegang hebben tot de laatste versie van een document en dat wijzigingen eenvoudig zijn te volgen.

Toegangsbeheer en rechten
U kunt rechten op documenten en mappen toewijzen, waardoor alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot bepaalde informatie. Dit is vooral handig voor afdelingen met gevoelige informatie, zoals HR of juridische zaken.

Integratie met Teams en OneDrive
SharePoint werkt naadloos samen met Microsoft Teams en OneDrive. Documenten die in SharePoint zijn opgeslagen, kunnen direct vanuit Teams worden geopend, bewerkt en gedeeld. OneDrive biedt persoonlijke opslagruimte voor medewerkers, terwijl SharePoint meer gericht is op teams en projectgerelateerde documenten.

Deze diepgaande mogelijkheden van Teams en SharePoint maken ze essentiële tools voor moderne bedrijven die willen profiteren van naadloze samenwerking, beveiligd documentbeheer en effectieve interne communicatie.

Microsoft OneDrive

OneDrive is de cloudopslagoplossing binnen Microsoft 365, speciaal ontworpen voor persoonlijke bestanden van medewerkers. Elk gebruiker krijgt standaard 1 TB aan opslagruimte, afhankelijk van het gekozen Microsoft 365-abonnement, wat voldoende ruimte biedt voor documenten, foto’s, video’s en andere bestanden.

Functionele mogelijkheden van OneDrive:

Opslag en toegang
Medewerkers kunnen hun bestanden opslaan in OneDrive en deze op elk moment en vanaf elk apparaat (laptop, tablet, smartphone) openen, zolang er internettoegang is. Dit maakt het mogelijk om onderweg of thuis verder te werken zonder afhankelijk te zijn van een specifieke werkplek.

Bestanden delen
OneDrive maakt het eenvoudig om bestanden en mappen te delen, zowel intern met collega’s als extern met klanten of partners. U kunt specifieke rechten toewijzen, zoals alleen bekijken of volledige bewerkingsrechten. Bestanden kunnen via een link worden gedeeld, en externe partijen hebben geen Microsoft-account nodig om toegang te krijgen.

Samenwerken in real-time
Dankzij de integratie met Microsoft Office-toepassingen kunnen meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. U ziet elkaars wijzigingen direct in real-time, wat samenwerking aanzienlijk versnelt.

Offline toegang
Gebruikers kunnen ervoor kiezen om specifieke bestanden of mappen te synchroniseren met hun lokale apparaat, zodat ze ook zonder internettoegang verder kunnen werken. Zodra er weer verbinding is, worden de wijzigingen automatisch gesynchroniseerd met de cloud.

Back-up en herstel
OneDrive biedt automatisch back-ups van bestanden en stelt gebruikers in staat om eerdere versies van een bestand te herstellen of bestanden terug te halen die per ongeluk zijn verwijderd.

Met OneDrive kunnen bedrijven hun productiviteit verhogen door werknemers flexibele toegang tot hun bestanden te bieden, samenwerkingsprocessen te vereenvoudigen en data veilig in de cloud op te slaan.

Power BI

Snelle en diepgaande inzichten: Bedrijven krijgen snel toegang tot inzichten op basis van hun gegevens, waardoor ze sneller kunnen inspelen op veranderingen of kansen. De visualisaties helpen om trends, patronen en afwijkingen te ontdekken die anders moeilijk te zien zijn in ruwe data.

Voordelen van Power BI:

Verbeterde besluitvorming
Door gegevens om te zetten in begrijpelijke rapporten en dashboards, helpt Power BI organisaties om op data gebaseerde beslissingen te nemen in plaats van op aannames. Dit leidt tot betere strategische keuzes en verbeterde operationele efficiëntie.

Data toegankelijk voor iedereen
Power BI maakt complexe data toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie. Van de CEO tot de operationele medewerkers, iedereen kan de gegevens gebruiken om zijn of haar werk beter te doen.

Kosteneffectief
Power BI is relatief betaalbaar in vergelijking met andere BI-oplossingen en kan gemakkelijk worden geschaald naar de behoeften van uw organisatie. Dit maakt het een aantrekkelijke optie voor zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen.

Naadloze integratie
Power BI integreert uitstekend met andere Microsoft-toepassingen zoals Excel, Teams en SharePoint, maar ook met niet-Microsoft-tools. Dit zorgt voor een vloeiende workflow en maakt het eenvoudig om data uit verschillende bronnen te verbinden.

Met Power BI kunnen bedrijven hun prestaties beter volgen, klantinzichten verbeteren en snel reageren op belangrijke zakelijke trends, wat leidt tot meer strategische beslissingen en een concurrentievoordeel.

Microsoft 365 voordelen

Functioneel

Naadloze samenwerking
Real-time samenwerking aan documenten in Word, Excel en PowerPoint, zowel intern als extern, zonder versieproblemen.
Flexibele communicatie
Chatten, videovergaderen en bestanden delen via Microsoft Teams, met mogelijkheden voor externe deelnemers zonder MS365-account.
Centrale documentopslag
Toegang tot documenten en projectbestanden via SharePoint en OneDrive, met versiebeheer en toegangscontrole.
Geautomatiseerde taken en workflows
Actielijsten en taakbeheer binnen Teams via Planner, met integratie van andere tools voor projectmanagement.
Inzicht in bedrijfsdata
Met Power BI kunt u data visualiseren en analyseren, interactieve dashboards maken en data uit verschillende bronnen verzamelen voor betere besluitvorming.
Veilig en georganiseerd intranet
SharePoint biedt mogelijkheden om een intranetsite op te zetten voor centrale toegang tot bedrijfsinformatie.
Offline toegang
OneDrive en SharePoint bieden offline toegang tot documenten, die automatisch worden gesynchroniseerd zodra er weer een internetverbinding is.

Financieel

Kostenbesparing op IT-infrastructuur: Microsoft 365 werkt volledig in de cloud, waardoor investeringen in on-premise servers en hardware overbodig zijn.
Schaalbaarheid
Betalen op basis van gebruik en eenvoudig licenties toevoegen of verwijderen, afhankelijk van de groei van uw bedrijf.
Verminderde reiskosten
Met de uitgebreide mogelijkheden voor videoconferencing en samenwerking op afstand, worden reiskosten aanzienlijk verlaagd.
Automatisering van rapportages en workflows
Minder handmatige inspanning en dus lagere personeelskosten door geautomatiseerde processen, bijvoorbeeld in Power BI en SharePoint workflows.

Technisch

Schaalbaarheid en flexibiliteit
Microsoft 365 groeit mee met uw organisatie, van een paar licenties tot duizenden gebruikers.
Beveiliging van data
Gegevens worden veilig opgeslagen in Microsoft-datacenters met encryptie, en klanten kunnen kiezen waar hun data wordt opgeslagen.
Tweefactorauthenticatie (2FA)
Extra beveiligingslaag voor gebruikersaccounts, waardoor het risico op onbevoegde toegang wordt verminderd.
Integratie met andere systemen
Naadloze integratie met bestaande Microsoft-toepassingen zoals Excel, Teams, SharePoint en met niet-Microsoft-tools zoals CRM-systemen en boekhoudsoftware.
Altijd up-to-date
Automatische updates zorgen ervoor dat de nieuwste functies en beveiligingspatches zonder extra kosten beschikbaar zijn.
Back-up en herstel
Met OneDrive en SharePoint zijn back-ups van bestanden automatisch, met mogelijkheden voor eenvoudig herstel van eerdere versies van documenten

Krachtig ecosysteem
Microsoft 365 biedt een krachtig ecosysteem van applicaties die bedrijven helpt om productiever, veiliger en flexibeler te werken. Of u nu een startende onderneming bent of een grote multinational, de schaalbaarheid, veiligheid en uitgebreide functionaliteit van Microsoft 365 passen perfect bij uw bedrijfsbehoeften.

Adoptie trainingen

Zoekt u meer dan alleen de implementatie van een nieuwe IT-omgeving? Bij Q4ICT bieden wij een totaaloplossing. Naast de technische implementatie adviseren wij altijd een adoptietraining, zodat uw organisatie volledig profiteert van de nieuwe mogelijkheden.

Waarom gebruikerstrainingen?
Een nieuwe IT-omgeving biedt pas echt voordelen als medewerkers weten hoe ze die effectief kunnen gebruiken. Onze gebruikerstrainingen zijn op maat gemaakt voor uw organisatie en specifiek afgestemd op werkprocessen en doelen. Dit verhoogt de productiviteit en zorgt voor een soepele overgang naar de nieuwe werkwijze.

Technische trainingen voor uw IT-team
Een krachtige IT-omgeving vraagt om doorlopend beheer en onderhoud. Met onze technische trainingen leert uw IT-team de nieuwe Office365-omgeving zelf beheren, optimaliseren en beveiligen. Dit vergroot de zelfredzaamheid en flexibiliteit van uw IT-afdeling en voorkomt onnodige stilstand.

Onze trainingen worden afgestemd op uw specifieke behoeften, zodat uw technologische investering maximaal rendeert.

Office 365 implementatie

Een Microsoft 365-implementatie heeft een grote impact op een organisatie en vereist zorgvuldige inrichting, omdat een minder optimale aanpak de bedrijfsprocessen kan beïnvloeden. De software bevordert samenwerking, communicatie en zelfsturing, en is flexibel inzetbaar, wat vraagt om weloverwogen keuzes bij de inrichting. Een succesvolle implementatie hangt af van factoren zoals structuur, beveiliging en gebruikersbehoeften. Aangezien organisaties vaak verschillende opvattingen hebben over wat Microsoft 365 inhoudt, is een helder begrip essentieel. Wij bieden een transparante, stapsgewijze implementatie, zelfstandig of in samenwerking met de ICT-afdeling van de klant, voor een veilige en geïntegreerde oplossing. Wij voeren standaard gesprekken met tenminste één key-user van iedere afdeling om de huidige en gewenste werkwijze in kaart te brengen. Dat is het startpunt om samen met u de inrichting van de Office 365 omgeving te bepalen, voor nu en met het oog op de toekomst.

Klaar om uw organisatie naar de cloud te brengen?

Bij Q4ICT ondersteunen wij uw IT-afdeling met expertise op elk gebied, of nemen we alle IT-uitdagingen volledig uit handen:

Consultancy
Adviesgesprekken om een oplossing te bieden die naadloos aansluit op jouw huidige en toekomstige behoeften.

Nulmeting
We analyseren of je infrastructuur klaar is voor de nieuwe technologie en identificeren benodigde aanpassingen. In overleg met key-users kijken we naar de impact op werkprocessen, zodat de oplossing niet alleen technisch, maar ook operationeel voordeel biedt.

Implementatie en nazorg
Een vlekkeloze uitrol en volledige ondersteuning na livegang.

Complete levering
Inclusief benodigde hardware, software en support.

Adoptietraining
Medewerkers optimaal laten profiteren van hun nieuwe digitale werkplek.

Dagelijks beheer
Of u nu behoefte heeft aan ondersteuning voor uw IT-afdeling of volledig beheer wilt uitbesteden, wij zorgen ervoor dat uw organisatie soepel blijft draaien, zodat u zich kunt richten op uw kernactiviteiten.

Met Q4ICT kiest u voor deskundige ondersteuning en flexibele oplossingen, volledig afgestemd op uw wensen. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij uw IT-omgeving kunnen versterken en toekomstbestendig maken.